Tietosuojaseloste

Timberwisen asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Yksityisyytesi on meille tärkeää ja se, että tiedät miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä Timberwise Oy:n (1109113-9) rekisterinpitäjänä suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöitä, jotka jakavat henkilötietonsa kanssamme joko suorasti tai epäsuorasti, työntekijöidemme, yhteistyökumppaneidemme, nettisivujemme, sähköpostitse, postitse tai muiden palveluidemme kautta.

Päivitetty viimeksi 11.12.2023

 

Sisältö

Yleistä

1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

 

Yleistä

Timberwise Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot, jotta voimme lisätä henkilön Timberwise Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteriin.

 

1. Rekisterinpitäjä

Timberwise Oy (Y-tunnus: 1109113-9)

PL 99 Juvantie 222, 32201 Loimaa

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Laura Lankinen

Brändijohtaja

PL 99 Juvantie 222, 32201 Loimaa

puh. 040 5004066

 

3. Rekisterin nimi

Timberwise Oy asiakas- ja sidosryhmärekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimukseen, jossa asiakas on osapuolena, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakassuhteen ylläpitoon
• Timberwise Oy:n toiminnan, palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Markkinointiin ja myyntiin
• Tiedottamiseen
• Tavaroiden toimittamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään lisäksi Klaviyo-uutiskirjetyökalussa.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Timberwise Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Osoitetiedot
• Yritys

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse. Yritysten yhteyshenkilöt saattavat lisäksi pyytää rekisterinpitäjää lisäämään rekisteriin yrityksestä myös muita yhteyshenkilöitä, joiden on tarpeen saada Timberwise Oy:n liittyvää viestintää. Tällaisissa tapauksissa rekisteriin lisätyille henkilöille lähetetään sähköpostitse vahvistusviesti, jossa heidän tulee hyväksyä tämä tietosuojaseloste ja tietojensa rekisteriin lisääminen. Mikäli hyväksymistä ei tapahdu kuukauden sisällä, poistuvat rekisteriin lisätyn henkilön tiedot.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Timberwise Oy:n järjestelmästä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
• Muiden Timberwise Oy:n vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi

 

7. Evästeet kotisivuilla

Timberwise Oy: kotisivuilla käytetään evästeitä, jotta sivustoa voidaan kehittää palvelemaan asiakkaita entistä paremmin. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Tietoja voidaan hyödyntää palveluiden, tuotteiden ja verkkosivuston kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.

Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Esimerkiksi tilintarkastajalla on pääsy henkilötietoja sisältävään järjestelmään tarkastushetkellä.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi Timberwise Oy:n toimihenkilöihin kuuluvien henkilöiden tiedot julkaistaan yrityksen kotisivuilla: https://timberwise.fi/yhteystiedot/.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Paperiset dokumentit löytyvät asianmukaisesti lukitusta arkistoa, jonne on pääsy vain määrätyiltä henkilöiltä.

Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan JMJping Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta.

Pääsy rekisterinpitäjän tiloihin on rajattu henkilökohtaisin kulkuoikeuksin, joita myönnetään ainoastaan organisaation nimetyn yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden pyynnöstä. Kulkuoikeudet tiloihin on omassa, organisaation tilat käsittävässä kulkualueessa sekä yleisavaimen oikeuksissa. Yleisavainoikeudet ovat vartiointiliikkeellä, pelastuslaitoksen avaimessa, kiinteistön omistajien edustajilla ja huoltofirmoilla. Muilla tahoilla ei ole pääsyä organisaation tiloihin.

Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.

Timberwisen palvelinten ylläpito on ulkoistettu JMJping Oy:lle. Palvelimet sijaitsevat Suomessa ja ne ovat suojattu palomuurilla sekä virustorjuntaohjelmalla. JMJPing Oy toimii henkilötietojen käsittelijöinä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.

 

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja[a]timberwise.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Timberwise Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja[a]timberwise.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Timberwise Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

12. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

 

13. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tietosuoja[a]timberwise.fi